Äußere Form des Arbeitszeugnisses – Faltung, Unterschrift und Adressfeld

Kaffeeflecken und Knicke sind deutlich sichtbare Schäden, die bei einem Arbeitszeugnis vermieden werden müssen. Es gibt jedoch noch weitere, teilweise weniger offensichtliche Stolperfallen, die in den vergangenen Jahren die deutschen Arbeitsgerichte beschäftigt haben. Vor einigen Wochen hatte auch das Landesarbeitsgericht Mecklenburg-Vorpommern einen Fall zu entscheiden, in dem es um das Adressfeld, die korrekte Unterschrift und die Faltung des Dokuments ging.

Formale Anforderungen oder Erbsenzählerei?

Eine Anwältin hatte geklagt, da sie mit dem von ihrer Kanzlei ausgestellten Arbeitszeugnis unzufrieden war. Obwohl das Zeugnis eine sehr gute Beurteilung enthielt, entsprach es nicht den formalen Anforderungen der Klägerin. Daher forderte sie unter anderem, dass die Unterschrift um die Berufsbezeichnung des Arbeitgebers („Rechtsanwalt und Steuerberater“) ergänzt wird, das Anschriftenfeld entfernt wird und das Dokument auf zwei einzelnen Blättern ausgedruckt und ungefaltet übermittelt wird. Einige Forderungen, wie das bündige Formatieren der Tätigkeitsaufzählung, wurden von der Kanzlei vor der Klage erfüllt. Bei der Korrektur des Arbeitszeugnisses wurde jedoch die ehemals freundliche und wohlwollende Schlussformel gestrichen. Die Klägerin sah darin einen Verstoß gegen das Maßregelungsverbot.

Faltung darf bleiben, Berufsbezeichnung muss ergänzt werden

In erster Instanz bekam die Klägerin fast vollständig Recht: Die Schlussformel musste wieder hinzugefügt werden, die Unterschrift sollte um die Berufsbezeichnung ergänzt werden und die Adressangaben sollten entfernt werden. Lediglich beim zweiseitigen Ausdruck war das Arbeitsgericht Stralsund auf der Seite der Beklagten.

Die Beklagte legte gegen das Urteil Einspruch ein, welcher dann vor dem Landesarbeitsgericht Mecklenburg-Vorpommern verhandelt wurde. Auch hier sahen die Richter die Notwendigkeit, die Berufsbezeichnung anzugeben. Im nach außen gerichteten Schriftverkehr von Rechtsanwälten ist es üblich, der Unterschrift den Namen und die Berufsbezeichnung in Druckbuchstaben beizufügen, damit das Schreiben direkt einzuordnen ist.

Die Privatanschrift darf jedoch angegeben werden. Die Richter sahen darin kein Problem und teilten die Bedenken der Klägerin nicht, dass die Angabe der Adresse potenziellen Arbeitgebern signalisiert, dass das Schreiben aufgrund von Streitigkeiten postalisch übermittelt wurde.

Die Richter äußerten sich auch zur Faltung des Zeugnisses und verwiesen auf ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 21. September 1999 (9 AZR 893/98). Demnach darf das Zeugnis gefaltet sein, solange davon saubere und ordentliche Kopien angefertigt werden können. Es dürfen sich beispielsweise auf den Kopien keine schwarzen Falzlinien abzeichnen, wenn der Arbeitnehmer vom Zeugnis mit einem handelsüblichen Kopiergerät oder Scanner mittlerer Art und Güte eine Abschrift in Papier- oder Dateiform herstellt.

Bei Fragen zur doppelten Falzung verweisen die Richter auf eine Entscheidung des Landesarbeitsgerichts Rheinland-Pfalz. Grundsätzlich darf ein Zeugnis zweimal gefaltet werden, um ein DIN-A4-Blatt in einem herkömmlichen Geschäftsumschlag unterzubringen (Urteil vom 9. November 2017 – 5 Sa 314/17).

Stand der Informationen: Februar 2024