Arbeitszeiterfassung und Überstunden

Die Themen Arbeitszeiterfassung und Überstunden gehören seit Jahren zu den konfliktträchtigsten im betrieblichen Alltag. Unterschiedliche Arbeitszeitmodelle, Vertrauensarbeitszeit, mobile Arbeit und Homeoffice stellen Arbeitgeber und Interessenvertretungen vor erhebliche organisatorische und rechtliche Herausforderungen. Spätestens seit der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts zur Pflicht der Arbeitszeiterfassung ist klar: Arbeitszeit muss systematisch erfasst werden – unabhängig von Branche, Tätigkeit oder Arbeitsort.

Gleichzeitig gewinnen Fragen rund um Überstunden, Vergütung, Freizeitausgleich und Zuschlägen weiter an Bedeutung. Insbesondere für Teilzeitbeschäftigte hat die aktuelle Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts und des Europäischem Gerichtshofs weitreichende Konsequenzen. Fehlerhafte Regelungen können nicht nur zu Mitbestimmungsverletzungen führen, sondern auch erhebliche Nachzahlungs- und Haftungsrisiken für Arbeitgeber auslösen.

Dieser Wissensartikel fasst die geltende Rechtslage zur Arbeitszeiterfassung und zu Überstunden zusammen, stellt die maßgeblichen gesetzlichen Grundlagen und Gerichtsentscheidungen dar und zeigt auf, welche Punkte Betriebs- und Personalräte in der täglichen Praxis im Blick behalten sollten. Ziel ist es, eine verlässliche Orientierung für die betriebliche Mitbestimmung und die rechtssichere Ausgestaltung von Arbeitszeitregelungen zu bieten.

Geltendes Recht und geplante Reformen bei der Arbeitszeiterfassung

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Arbeitszeit ist nicht nur eine organisatorische Größe, sondern auch ein streng regulierter rechtlicher Bereich. Die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit ist seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13.09.2022 eindeutig geklärt: Arbeitgeber bzw. Dienststellen sind verpflichtet, ein System vorzuhalten und zu nutzen, mit dem Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit – und damit auch deren Dauer – erfasst werden. (Wir berichteten )

Die Rechtsgrundlage hierfür ist § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG). Das BAG leitet daraus eine organisationsrechtliche Pflicht des Arbeitgebers ab, die Arbeitszeit systematisch zu erfassen. Damit ist klargestellt, dass die Arbeitszeiterfassung kein freiwilliges Instrument mehr ist, sondern zum gesetzlich geschuldeten Arbeitsschutz gehört.

Den unionsrechtlichen Hintergrund bildet das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019 (C-55/18). Danach müssen die Mitgliedstaaten sicherstellen, dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen.

Geltendes Recht und aktueller Reformstand

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Vor dem Hintergrund dieser Rechtsprechung stellt sich in der Praxis häufig die Frage, welche konkreten gesetzlichen Regelungen aktuell gelten und was bislang lediglich geplant ist.

Aktuell geltende Rechtslage

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Nach derzeitiger Rechtslage sind insbesondere folgende Normen maßgeblich:

• § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG: Verpflichtung des Arbeitgebers/der Dienststelle zur Organisation der Arbeitszeiterfassung
• § 16 Abs. 2 ArbZG: Dokumentation, soweit die werktägliche Höchstdauer überschritten wird = Überstunden

Ergänzend gelten die allgemeinen Regelungen zu Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Nachtarbeit.

Diese Vorschriften bilden den rechtlichen Rahmen, innerhalb dessen Arbeitszeiten zu organisieren, zu erfassen und zu kontrollieren sind.

Aktueller Reformstand

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Der Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) vom 18. April 2023 sah vor, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit elektronisch und am Arbeitstag zu erfassen sind. Zudem waren Übergangsregelungen und Ausnahmen vorgesehen.

Dieser Entwurf ist jedoch nicht in Kraft getreten. Solange keine gesetzliche Neuregelung verabschiedet wird, bleibt die Form der Arbeitszeiterfassung frei. Zulässig sind daher weiterhin:

• papiergebundene Lösungen
• Excel-Tabellen
• Apps oder browserbasierte Systeme
• Terminal- oder Zeiterfassungssysteme

Sonderregelungen

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Unabhängig davon bestehen in bestimmten Branchen zusätzliche Dokumentationspflichten, insbesondere nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG). Dort müssen Arbeitszeiten regelmäßig bis spätestens zum Ablauf des siebten Tages nach der Arbeitsleistung aufgezeichnet werden.
Auch in diesen Fällen ist keine elektronische Erfassung zwingend vorgeschrieben, wenngleich diese in der Praxis häufig genutzt wird.

Arbeitszeiterfassung in der betrieblichen Praxis

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Die rechtliche Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung wirft unmittelbar praktische Fragen auf: Wie muss ein System ausgestaltet sein, damit es den gesetzlichen Anforderungen genügt, und welche organisatorischen Vorkehrungen sind notwendig?

Anforderungen an das Erfassungssystem

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Das eingesetzte Zeiterfassungssystem muss verlässlich, manipulationssicher und zugänglich sein. Entscheidend ist dabei weniger das technische Medium als vielmehr die organisatorische Umsetzung.

In der Praxis kommt es insbesondere auf folgende Punkte an:

• klare Verantwortlichkeiten (Erfassung, Prüfung, Korrektur)
• transparente und nachvollziehbare Korrekturprozesse
• regelmäßige Plausibilitätskontrollen der erfassten Zeiten

Nur wenn diese Elemente zusammenspielen, erfüllt das System die Anforderungen aus Arbeitsschutz- und Arbeitszeitrecht.

Vertrauensarbeitszeit

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Ein häufiges Missverständnis betrifft die Vertrauensarbeitszeit. Diese bleibt weiterhin zulässig. Das „Vertrauen“ bezieht sich jedoch auf die Leistungserbringung und nicht auf den Verzicht auf eine Arbeitszeiterfassung.

Auch bei Vertrauensarbeitszeit müssen Arbeitszeiten erfasst werden. Die Flexibilität bei der Lage der Arbeitszeit bleibt erhalten, die rechtliche Dokumentationspflicht besteht jedoch unabhängig davon fort.

Mobile Arbeit und Homeoffice

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Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht unabhängig vom Arbeitsort. Mobile Arbeit und Homeoffice ändern nichts an der grundsätzlichen Verpflichtung des Arbeitgebers.

In der Praxis kommen hierfür insbesondere digitale Lösungen wie Apps, browserbasierte Systeme oder digitale Stundenzettel zum Einsatz. Eine papierbasierte Erfassung bleibt zulässig, sofern sie zuverlässig organisiert ist und die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Datenschutz

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Mit der Erfassung von Arbeitszeiten gehen zwangsläufig datenschutzrechtliche Fragen einher. Arbeitgeber müssen die Zwecke der Datenverarbeitung klar definieren, etwa:

• Einhaltung des Arbeitszeitrechts
• Entgeltabrechnung
• Compliance und Nachweisführung

Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO sowie § 26 BDSG. Zudem sind Zugriffsrechte, Speicherdauer und technische Schutzmaßnahmen festzulegen.

Mitbestimmung bei der Arbeitszeiterfassung

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Während die Einführung eines Arbeitszeiterfassungssystems gesetzlich vorgeschrieben ist, unterliegt dessen konkrete Ausgestaltung der Mitbestimmung.

Nach dem Betriebsverfassungsgesetz sind insbesondere einschlägig:

• § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG (technische Einrichtungen)

Für den öffentlichen Dienst gelten die entsprechenden Regelungen der Personalvertretungsgesetze,

• § 81 Abs. 1 Nr. 12 SächsPersVG – Personalräte (Sachsen)
• § 80 Abs. 1 Nr. 21 BPersVG – Personalräte (nach BPersVG)

In kirchlichen Einrichtungen die MAVO.

Überstunden: Begriff, Entstehung und Mitbestimmung

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Das Thema Überstunden ist eng mit der Arbeitszeiterfassung verbunden. Eine saubere begriffliche Abgrenzung ist dabei entscheidend.

Eine Definition von „Überstunden“ ist weder im Arbeitszeitgesetz noch im BGB zu finden. Was als Überstunde gilt und wie sie zu behandeln ist, bestimmen in der Praxis vor allem der anzuwendende Tarifvertrag, eine Betriebs- oder Dienstvereinbarung oder der Arbeitsvertrag. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts sind Überstunden Arbeitszeiten, die über die für das jeweilige Arbeitsverhältnis maßgebliche regelmäßige Arbeitszeit hinausgehen (individuell/vertraglich bzw. tariflich/betriebsüblich). (BAG, Urteil vom 4. Mai 2022 – 5 AZR 359/21)

Der Begriff der „zuschlagspflichtigen Mehrarbeit“ wird häufig als Synonym für Überstunden verwendet (BAG-Urteil, wenn z. B. kein Tarifvertrag der Entscheidung zugrunde liegt).

Mehrarbeit bedeutet, dass Beschäftigte länger arbeiten, als die für sie vereinbarte regelmäßige Arbeitszeit. Was „regelmäßig“ ist, ergibt sich aus Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder einer Betriebs-/Dienstvereinbarung. In manchen Tarifverträgen – insbesondere im öffentlichen Dienst – gilt für Teilzeitkräften: Mehrarbeit sind die Stunden, die über die individuell vereinbarte Teilzeit hinausgehen, bis zur regelmäßigen Arbeitszeit einer Vollzeitkraft. Doch sind diese Regelungen noch rechtskonform?

Entstehung vergütungspflichtiger Überstunden

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Vergütungspflichtige Überstunden entstehen regelmäßig durch:

• ausdrückliche Anordnung
• nachträgliche Billigung
• Duldung bei Kenntnis und Untätigkeit des Arbeitgebers über einen gewissen Zeitraum

Ergänzend gilt in der Rechtsprechung: Ein Anspruch kann auch bestehen, wenn Überstunden zur Erledigung der geschuldeten Arbeit notwendig waren (z. B. Notfälle im Rettungsdienst oder Krankenhaus)

Zur rechtlichen Absicherung empfiehlt sich eine klare interne Regelung darüber, wer Überstunden anordnen oder bestätigen darf, wie Anlass und Umfang zu dokumentieren sind und wann ein Freizeitausgleich oder eine Vergütung erfolgt.

Mitbestimmung bei Überstunden

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Überstunden unterliegen der erzwingbaren Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG, § 81 Abs. 2 Nr. 1 SächsPersVG bzw. § 80 Abs. 1 Nr. 2 BPesVG, ergänzt durch Nr. 2 zur Lage und Verteilung der Arbeitszeit. Kommt keine Einigung zustande, entscheidet die Einigungsstelle.

Vergütung, Freizeitausgleich und Zuschläge

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Ob und in welcher Form Überstunden ausgeglichen werden, ist rechtlich nicht pauschal vorgegeben. Einen gesetzlichen Anspruch auf Überstundenzuschläge gibt es – außerhalb besonderer Konstellationen wie der Nachtarbeit – nicht.

Anspruchsgrundlagen für den Ausgleich von Überstunden ergeben sich vielmehr aus:

• dem Arbeitsvertrag,
• einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung oder
• einem Tarifvertrag.

In der Praxis sind insbesondere zwei Modelle verbreitet:

• Freizeitausgleich im Verhältnis 1:1 oder
• Bezahlung der Überstunden, gegebenenfalls ergänzt um Zeitzuschläge.

Pauschale Abgeltungsklauseln nach dem Muster „Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten“ unterliegen der AGB-rechtlichen Kontrolle. Sie sind nur wirksam, wenn sie transparent formuliert sind und eine quantitative Begrenzung enthalten. Fehlt es daran, sind solche Klauseln unwirksam.

Für Nachtarbeit gilt eine besondere gesetzliche Regelung: Nach § 6 Abs. 5 ArbZG besteht ein Anspruch auf einen angemessenen Zuschlag oder einen entsprechenden Freizeitausgleich, sofern keine tarifliche Regelung vorhanden ist.

Teilzeitbeschäftigte und Zeitzuschläge: Aktuelle Rechtsprechung

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Teilzeitbeschäftigte dürfen bei Überstundenzuschlägen nicht schlechter gestellt werden als Vollzeitbeschäftigte. Zuschlagsregelungen, die erst ab einer starren Vollzeitgrenze (z. B. 40 oder 41 Wochenstunden) greifen, müssen auf die individuell vereinbarte Teilzeit anteilig herabgesetzt werden.

Andernfalls liegt eine unzulässige Benachteiligung gemäß § 4 Abs. 1 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) vor.

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat dies mit Urteil vom 26.11.2025 (5 AZR 118/23) ausdrücklich für tarifliche Mehrarbeitszuschläge entschieden. (Wir berichteten)

Die betreffende Tarifnorm wurde insoweit für nichtig erklärt, da kein sachlicher Rechtfertigungsgrund für die Ungleichbehandlung vorlag.

Rechtlicher Ankerpunkt ist § 4 TzBfG, der das Benachteiligungsverbot für Teilzeitbeschäftigte und den Pro-rata-temporis-Grundsatz normiert. Dieser beruht unionsrechtlich auf der Rahmenvereinbarung über Teilzeitarbeit (RL 97/81/EG).

Europarechtlicher Rückenwind

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In den Jahren 2023 und 2024 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) dieses Prinzip bekräftigt. Danach benachteiligen Regelungen, die für Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigte identische Stunden-Schwellen für Zeitzuschläge vorsehen, regelmäßig Teilzeitkräfte.

Grund dafür ist, dass Teilzeitbeschäftigte mehr Stunden ohne Zeitzuschlag leisten müssen, bevor die Schwelle erreicht wird. Dies verstößt gegen das unionsrechtliche Diskriminierungsverbot und den Pro-rata-temporis-Grundsatz der Rahmenvereinbarung.

Maßgebliche Entscheidungen sind unter anderem:

• EuGH, C-660/20 – Lufthansa CityLine, Urteil vom 19.10.2023
• EuGH, C-184/22 und C-185/22 – KfH, Urteil vom 29.07.2024

Was bedeutet „Pro-rata-temporis“ in der Praxis?

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Der Pro-rata-temporis-Grundsatz besagt, dass die Auslöseschwelle für Zeitzuschläge im gleichen Verhältnis zu kürzen ist, in dem die vereinbarte Teilzeit zur betrieblichen Vollzeit steht.

Beispiel:

Der Tarifvertrag sieht Zeitzuschläge für Überstunden „ab 37,5 Wochenstunden“ vor.

• Betriebliche Vollzeit: 37,5 Stunden/Woche
• Teilzeitbeschäftigung: 30 Stunden/Woche

→ Anteilig berechnete Zuschlagsschwelle: 37,5 × (30 / 37,5) = 30 Wochenstunden

Zeitzuschläge fallen damit ab der individuell vereinbarten Arbeitszeit an. Diese Berechnungslogik hält das Bundesarbeitsgericht (BAG) für zwingend.

Konsequenzen für Praxis und Regelungstexte

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Aus der aktuellen Rechtsprechung ergeben sich klare Folgen für betriebliche Regelungen:

1. Tarif- und Betriebsvereinbarungen prüfen
   Enthalten sie starre Schwellen an Vollzeitwerten („ab 40 Std.“), müssen diese für Teilzeit anteilig gelten. Andernfalls sind sie unwirksam.
2. Arbeitsverträge und Regelungen anpassen
   Formulierungen wie „Zeitzuschlag ab Überschreiten der individuell vereinbarten Wochenarbeitszeit“ sind regelkonform. (Rechtsgrundlage: § 4 TzBfG, BAG 26.11.2025)
3. Rückwirkung und Ansprüche beachten
   Diskriminierende Schwellenwerte sind nichtig. Ansprüche können – vorbehaltlich tariflicher oder vertraglicher Ausschlussfristen – rückwirkend bestehen.
   (BAG, Urteil vom 26.11.2025, gestützt auf § 134 BGB)

Darlegungs- und Beweislast im Überstundenprozess

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Im gerichtlichen Verfahren müssen Arbeitnehmer grundsätzlich darlegen:

• wann gearbeitet wurde,
• wo gearbeitet wurde,
• wie lange gearbeitet wurde und
• dass die Mehrarbeit/Überstunde angeordnet, gebilligt oder geduldet war.

Arbeitgeber sollten Überstunden nicht pauschal bestreiten, sondern konkret entgegnen, etwa durch Hinweise auf fehlende Anordnung, fehlende Kenntnis, vorhandene Pausen oder eine andere Auslastung.

Eine fehlende oder lückenhafte Arbeitszeiterfassung erhöht das Prozess- und Beweisrisiko erheblich.

Ausschlussfristen

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Tarifliche oder arbeitsvertragliche Ausschlussfristen, die häufig zwei- oder mehrstufig sind, können den Anspruch auf Überstundenvergütung verfallen lassen, wenn dieser nicht fristgerecht schriftlich oder gerichtlich geltend gemacht wird.

Diese Fristen sollten sowohl in der Kommunikation mit den Mitarbeitern als auch in den HR-Prozessen berücksichtigt werden. Mindestlohnansprüche sind regelmäßig von Ausschlussfristen ausgenommen.

Praxis-Checkliste

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• Gibt es eine klare Verantwortungsmatrix (Beschäftigte – Führungskräfte – HR) für Überstunden?
• Werden Anlass sowie Anordnung, Billigung oder Duldung dokumentiert?
• Sind die Mitbestimmungsrechte ordnungsgemäß umgesetzt?
• Sind Ausgleichsmodelle geregelt?
• Greifen Ausschlussfristen und sind die Beschäftigten darüber informiert?
• Werden Zuschlagsschwellen für Teilzeitbeschäftigte anteilig berechnet?
• Finden regelmäßige Plausibilitätsprüfungen der Arbeitszeiten statt (wöchentlich oder monatlich)?

Prozess- und Beweisrisiko

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Fehlende oder unvollständige Unterlagen schwächen die Mitarbeiterposition erheblich. Ohne nachvollziehbare Arbeitszeitaufzeichnungen wird der Beweis von behaupteten Überstunden schwieriger.